Ausbleibende Klienten-Zahlung

Du hast eine E-Mail von uns erhalten, weil ein Klient trotz mehrfacher Erinnerungen seine Rechnung nicht bezahlt hat?
„Was ist passiert – und was kann ich jetzt tun?"

In diesem Artikel erklären wir dir, was bereits unternommen wurde, wie die rechtliche Situation aussieht und welche Schritte du jetzt gehen kannst.

Was ist bisher passiert?

Wenn du eine E-Mail von uns zum Thema "offene Zahlung" erhalten hast, bedeutet das:

Du hast bei dieser Einzelsession in deinen Einstellungen festgelegt, dass die "Zahlung nach der Session" erfolgen soll. Die Session hat stattgefunden, aber die Zahlung ist bislang nicht eingegangen.

Energy Healing Flow hat automatisch folgende Schritte für dich unternommen:

Rechnung mit Zahlungslink direkt nach der Session
Erste Zahlungserinnerung nach einer Woche
Zweite Zahlungserinnerung nach zwei Wochen

Insgesamt hatte dein Klient also drei Wochen Zeit und wurde dreimal kontaktiert (Rechnung + 2 Erinnerungen) – freundlich, professionell und automatisch.

Leider ist trotz dieser Erinnerungen noch keine Zahlung eingegangen.

Ist rechtlich alles korrekt?

Ja, absolut. Du kannst sicher sein, dass alle rechtlichen Grundlagen erfüllt sind:

Verbindlicher Leistungsvertrag: Dein Klient hat bei der Buchung einen rechtsgültigen Leistungsvertrag akzeptiert
Korrekte Rechnung: Die Rechnung wurde automatisch und rechtssicher erstellt (GoBD-konform)
Korrekte Berechnung: Der Rechnungsbetrag ist exakt und nachvollziehbar
Professionelles automatische Zahlungserinnerungen: Alle Erinnerungen wurden ordnungsgemäß und fristgerecht versendet
Dokumentation: Alle Vorgänge sind lückenlos dokumentiert und archiviert

Das bedeutet: Technisch, betriebswirtschaftlich und rechtlich ist von unserer Seite alles korrekt abgelaufen. Die Forderung ist berechtigt und du hast eine solide Grundlage, um die ausstehende Zahlung einzufordern.

Warum hat dein Klient nicht gezahlt?

Das wissen wir leider nicht – und das können wir auch nicht wissen.

Es gibt viele mögliche Gründe:

Finanzielle Schwierigkeiten
Vergesslichkeit (E-Mails übersehen oder im Spam gelandet)
Technische Probleme beim Zahlungsvorgang
Unzufriedenheit mit der Session (ohne es zu kommunizieren)
Missverständnisse bezüglich des Zahlungstermins
Einfach keine Zahlungsbereitschaft

Ohne direkten Kontakt mit deinem Klienten können wir den Grund nicht ermitteln. Deshalb empfehlen wir dir, jetzt selbst aktiv zu werden.

Was kannst du jetzt tun? Deine Optionen im Überblick

Du hast grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

Option 1: Persönlicher Kontakt mit dem Klienten
Versuche zunächst, die Situation im direkten Gespräch zu klären. Oft lassen sich Missverständnisse schnell ausräumen.

Option 2: Forderungsmanagement über einen spezialisierten Dienstleister
Wenn der persönliche Kontakt nicht erfolgreich ist oder du dich damit unwohl fühlst, kannst du die Forderung an einen professionellen Dienstleister übergeben.

Wir gehen die beiden Optionen jetzt Schritt für Schritt durch.

Schritt 1: Persönlicher Kontakt – der erste und wichtigste Schritt

Bevor du externe Hilfe in Anspruch nimmst, empfehlen wir dir dringend, selbst Kontakt mit deinem Klienten aufzunehmen.

Warum persönlicher Kontakt so wichtig ist

In vielen Fällen gibt es einfache Gründe für die Nichtzahlung:

Die E-Mails sind im Spam gelandet
Der Klient hat die E-Mails übersehen
Es gab technische Probleme beim Bezahlen
Der Klient hatte finanzielle Engpässe, möchte aber trotzdem zahlen

Oft reicht ein kurzes Gespräch, um die Situation zu klären – und die Beziehung zu deinem Klienten bleibt intakt.

Wie gehst du am besten vor?

1. Telefonisch kontaktieren (erste Wahl)
Ein Telefonat ist deutlich persönlicher als eine E-Mail und führt oft zu schnelleren Ergebnissen.

Bleibe freundlich und ruhig
Erkläre die Situation sachlich: "Mir ist aufgefallen, dass die Rechnung für unsere Session vom [Datum] noch offen ist..."
Höre zu – vielleicht gibt es einen einfachen Grund
Biete Lösungen an: z.B. Ratenzahlung, alternative Zahlungsmethode, Zahlungsaufschub

2. WhatsApp oder persönliche Nachricht
Wenn du mit deinem Klienten über WhatsApp oder andere Messenger in Kontakt stehst, kannst du auch dort freundlich nachfragen.

3. E-Mail (nur als letztes Mittel)
Falls telefonisch kein Kontakt möglich ist, kannst du auch eine persönliche E-Mail schreiben – aber bitte nicht einfach die automatische Mahnung weiterleiten. Schreibe in deinen eigenen Worten und bleibe wertschätzend.

Beispiel-Formulierung:
"Liebe/r [Name], mir ist aufgefallen, dass die Rechnung für unsere gemeinsame Session vom [Datum] noch offen ist. Ich wollte dich gerne kurz kontaktieren, um zu hören, ob es vielleicht ein Problem gab oder ob ich dich irgendwie unterstützen kann. Melde dich gerne bei mir – wir finden sicher eine Lösung. Herzliche Grüße, [Dein Name]"

Lösungsorientiert bleiben

Sei offen für Kompromisse:

Ratenzahlung über Klarna: Falls du Klarna als Zahlungsart aktiviert hast, kann dein Klient beim Klick auf den Zahlungslink sehen, ob Ratenzahlung für ihn möglich ist (abhängig von seiner Bonität). Dies wird automatisch von Klarna angezeigt.
Zahlungsaufschub: Manchmal ist nur ein kurzer Aufschub nötig
Alternative Zahlungsmethode: Vielleicht funktioniert eine andere Zahlungsart besser? Stelle sicher, dass mehrere Zahlungsarten (Kreditkarte, PayPal, Banküberweisung, Direktüberweisung) aktiviert sind
Kulanz: In besonderen Härtefällen kannst du auch entscheiden, auf die Forderung zu verzichten

Wichtig: Zahlung über den offiziellen Link!
Wenn dein Klient zahlen möchte, ist es wichtig, dass die Zahlung über den Link in der Rechnung erfolgt. Nur so kann die Zahlung automatisch zugeordnet werden und alles wird sauber dokumentiert – für deine Buchhaltung, Steuererklärung und GoBD-konforme Archivierung.

Bitte bitte deinen Klienten nicht, das Geld direkt auf dein Konto zu überweisen. Die Rechnung enthält auch keine Bankverbindung, da die Zahlung ausschließlich über Energy Healing Flow (im Hintergrund Mollie) abgewickelt werden soll.

Deine Beziehung zu deinem Klienten ist wertvoll – und oft ist eine einvernehmliche Lösung für beide Seiten besser als ein Inkasso-Verfahren.

Schritt 2: Forderungsmanagement mit paywise.de

Wenn der persönliche Kontakt nicht erfolgreich war oder du dich damit unwohl fühlst, kannst du die Forderung an einen spezialisierten Dienstleister übergeben.

Wir empfehlen dir den Anbieter paywise.de – ein professioneller Dienstleister für Forderungsmanagement, der sich auf digitale Dienstleistungen und kleine Forderungen spezialisiert hat.

Was ist paywise?

paywise ist ein Online-Dienst, der dir hilft, ausstehende Forderungen professionell und rechtssicher einzutreiben.

Vorteile von paywise:

Einfache Online-Abwicklung (kein Anwalt nötig)
Professionelle Kommunikation mit deinem Klienten
Kostenlose Anmeldung – du zahlst nur im Erfolgsfall
Schnelle Bearbeitung
Rechtssichere Abwicklung

Hinweis: paywise ist ein externer Dienstleister und nicht Teil von Energy Healing Flow. Die Nutzung ist freiwillig und erfolgt auf eigene Verantwortung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Forderung bei paywise anlegen

Schritt 1: Account bei paywise erstellen

Gehe auf https://paywise.de/
Klicke auf "Kostenlos registrieren" oder "Jetzt starten"
Gib deine Daten ein:
- Dein Name (oder Firmenname)
- E-Mail-Adresse
- Passwort
- Gegebenenfalls weitere Unternehmensdaten
Bestätige deine E-Mail-Adresse über den Link, den du per E-Mail erhältst
Logge dich in deinen paywise-Account ein

Schritt 2: Neue Forderung anlegen

Klicke im paywise-Dashboard auf "Neue Forderung" oder "Forderung anlegen"
Gib die Daten deines Klienten ein:
- Name des Klienten
- Adresse des Klienten (findest du in deinem Energy Healing Flow Dashboard unter der Buchung)
- E-Mail-Adresse (optional, aber hilfreich)
Gib die Forderungsdaten ein:
- Rechnungsbetrag (z.B. 100,00 €)
- Rechnungsdatum (Datum der Session)
- Leistungsbeschreibung (z.B. "Energetische Einzelsitzung am [Datum]" oder "Spirituelle Begleitung am [Datum]")
Lade die Rechnung als PDF hoch (siehe unten: "Wo finde ich die Rechnung?")
Überprüfe alle Angaben sorgfältig
Klicke auf "Forderung einreichen" oder "Absenden"

Schritt 3: paywise übernimmt
Nach dem Einreichen übernimmt paywise die weitere Kommunikation mit deinem Klienten:

paywise sendet professionelle Mahnungen
paywise klärt die Situation mit dem Klienten
paywise kümmert sich um die Zahlungsabwicklung

Du erhältst regelmäßig Updates über den Status deiner Forderung in deinem paywise-Dashboard.

Wo finde ich die Rechnung zum Hochladen?

Die Rechnung findest du in deinem Energy Healing Flow Dashboard:

Logge dich in dein Energy Healing Flow Portal ein
Gehe zu "Buchungen"
Suche die entsprechende Buchung (nutze Filter oder Suchfunktion)
Öffne die Buchung durch Klick auf den Termin
Unter den Buchungsdetails findest du den Bereich "Rechnung"
Klicke auf "Rechnung herunterladen" (PDF)
Speichere die Rechnung auf deinem Computer
Lade diese PDF-Datei bei paywise hoch

Die Rechnung enthält alle wichtigen Informationen:

Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Leistungsbeschreibung
Betrag
Kundendaten
Deine Daten als Rechnungssteller

Kosten bei paywise

paywise arbeitet nach einem erfolgsbasierten Modell mit einigen wichtigen Details:

Grundprinzip:

Kostenlose Registrierung und Beauftragung – keine Mitgliedschaftsgebühren, kein Abo
Inkassogebühren trägt der Schuldner (dein Klient) – bei unbestrittenen Forderungen
"No-Win, No-Fee" – paywise erhält nur Geld, wenn die Forderung erfolgreich eingetrieben wurde
Verzugszinsen als Erfolgsprovision – paywise erhält die aufgelaufenen Verzugszinsen, du erhältst deine Hauptforderung zu 100%

ABER: Vorschüsse für Gerichts- und Vollstreckungskosten
Falls paywise nicht außergerichtlich erfolgreich ist und gerichtliche Schritte nötig werden, musst du als Gläubiger Vorschüsse zahlen:

Gerichtskosten für Mahnverfahren: Ca. 36,00 € (bei Forderungen unter 1.000 €)
Zwangsvollstreckungskosten: Ca. 40-120 € je Vollstreckungsmaßnahme
Eventuell Adressermittlung (falls nötig)

Wichtig: Diese Vorschüsse sind vom Schuldner (deinem Klienten) zu erstatten und werden von paywise mit eingefordert. Im Erfolgsfall bekommst du also auch diese Kosten zurück. Risiko: Falls dein Klient insolvent ist oder die Forderung nicht eingetrieben werden kann, bleibst du auf diesen Vorschüssen sitzen.

paywise arbeitet mit der Schufa zusammen, um unnötige Kosten zu vermeiden. Vor gerichtlichen Schritten wird eine Bonitätsprüfung durchgeführt – nur wenn sinnvoll, wird weiter vorgegangen (oder auf deinen ausdrücklichen Wunsch).

Bei strittigen Forderungen:
Falls dein Klient die Forderung bestreitet (z.B. behauptet, die Leistung sei nicht erbracht worden), übernimmt paywise grundsätzlich keine solchen Fälle. Wenn die Forderung erst während des Verfahrens bestritten wird, versucht paywise eine Lösung zu finden – kann dir aber die bis dahin entstandenen Kosten in Rechnung stellen.

Wenn du das Verfahren vorzeitig abbrichst:
Falls du das Verfahren abbrichst (z.B. keine Gerichtskostenvorschüsse zahlen möchtest), können dir die bis dahin entstandenen Gebühren und Auslagen in Rechnung gestellt werden.

Zusammenfassung der Kosten:

Was?	Wer zahlt?	Höhe
paywise Inkassogebühren	Dein Klient (Schuldner)	Nach RDG/RVG, abhängig von Forderungshöhe
Verzugszinsen	Dein Klient (gehen an paywise als Erfolgsprovision)	Gesetzlich geregelt
Gerichtskosten (Vorschuss)	DU (im Erfolgsfall vom Klienten erstattet)	Ca. 36 € (bei Forderungen unter 1.000 €)
Zwangsvollstreckung (Vorschuss)	DU (im Erfolgsfall vom Klienten erstattet)	Ca. 40-120 € je Maßnahme

Tipp: Lies dir vor der ersten Nutzung die AGB und die detaillierte Kostenübersicht auf paywise.de durch, damit du genau weißt, was auf dich zukommen kann.

Wichtiger Hinweis zur Umsatzprovision

Wir möchten transparent sein: Auch wenn die Zahlung deines Klienten nicht eingegangen ist, fällt die 5% Umsatzprovision von Energy Healing Flow trotzdem an.

Warum ist das so?
Die Provision bezieht sich auf die erbrachte Leistung(die Einzelsession hat ja stattgefunden), nicht auf den tatsächlichen Zahlungseingang. Energy Healing Flow hat alle technischen und organisatorischen Dienstleistungen für diese Buchung erbracht:

Terminbuchung
Videokonferenz-Raum
Automatische Erinnerungen
Rechnungserstellung
Automatische Zahlungserinnerungen (2 Erinnerungen über 3 Wochen)
Dokumentation und Archivierung

Diese Leistungen wurden alle erbracht – unabhängig davon, ob dein Klient bezahlt hat oder nicht.

Wir verstehen, dass dies in dieser Situation zusätzlich belastet. Deshalb empfehlen wir dir, künftig die Option "Zahlung VOR der Session" zu nutzen (siehe unten).

Wie kann ich so etwas in Zukunft vermeiden?

Die beste Prävention gegen Zahlungsausfälle ist die Option "Zahlung VOR der Session".

Was bedeutet "Zahlung vor der Session"?

Bei dieser Einstellung kann dein Klient die Einzelsession nur dann verbindlich buchen, wenn die Zahlung sofort erfolgreich abgeschlossen ist.

Vorteile:

100% Zahlungssicherheit – kein Risiko mehr
Kein automatische Zahlungserinnerungen nötig
Keine offenen Forderungen
Mehr Seelenfrieden für dich
Professioneller Standard (wie bei Hotels, Flügen, etc.)

Wie stellst du das ein?

Gehe in dein Energy Healing Flow Portal
Klicke auf "Einzelsessions"
Wähle die Leistung aus, die du bearbeiten möchtest
Unter "Zahlungseinstellungen" oder "Wann soll gezahlt werden?" wählst du:
"VOR der Session" (statt "NACH der Session")
Speichere deine Änderung

Ab sofort können deine KlientInnen diese Leistung nur noch buchen, wenn sie sofort bezahlen.

Weitere Präventions-Tipps

1. Klare Kommunikation vorab
Erkläre deinen KlientInnen transparent, wie die Zahlung funktioniert – besonders bei neuen KlientInnen.

2. Vertrauensaufbau
Je besser die Beziehung zu deinen KlientInnen, desto geringer das Risiko eines Zahlungsausfalls.

3. Kennenlern-Gespräche vor der ersten Session
Bei neuen KlientInnen kann ein kostenloses oder kostengünstiges Kennenlerngespräch helfen, Vertrauen aufzubauen – und gleich die Zahlungsmodalitäten zu klären.

4. Zahlungsarten anbieten
Je mehr Zahlungsarten du anbietest, desto einfacher ist es für deine KlientInnen zu bezahlen. Stelle sicher, dass mehrere Optionen (Kreditkarte, PayPal, Lastschrift, Banküberweisung) verfügbar sind.

Emotionaler Umgang mit der Situation

Ein Zahlungsausfall kann emotional belastend sein – besonders in der spirituellen Arbeit, wo Vertrauen und Herzensverbindung so wichtig sind.

Einige Gedanken, die dir vielleicht helfen:

1. Es ist nichts Persönliches

In den allermeisten Fällen hat die Nichtzahlung nichts mit der Qualität deiner Arbeit zu tun. Finanzielle Schwierigkeiten, Vergesslichkeit oder andere Gründe sind oft der wahre Hintergrund.

2. Deine Arbeit hat trotzdem Wert

Auch wenn die Zahlung ausbleibt: Deine Session, deine Energie, deine Zeit – all das hatte einen Wert. Du hast deine Arbeit geleistet und verdienst es, dafür bezahlt zu werden.

3. Grenzen setzen ist wichtig

Es ist völlig in Ordnung, auf deine Bezahlung zu bestehen. Das macht dich nicht zu einem "schlechten" oder "unspirituellen" Menschen. Im Gegenteil: Klare Grenzen sind Teil einer gesunden Heiler-Klient-Beziehung.

4. Lerne daraus

Nutze diese Erfahrung, um deine Prozesse zu optimieren. Die Option "Zahlung VOR der Session" kann dir in Zukunft viel Stress ersparen.

5. Lass los, wenn nötig

Wenn du alle Möglichkeiten ausgeschöpft hast und die Forderung trotzdem nicht beglichen wird, ist es manchmal besser loszulassen – für deinen eigenen Seelenfrieden.

Du kannst die Forderung an paywise übergeben und dich dann auf das konzentrieren, was wirklich zählt: deine Arbeit mit Menschen, die deine Unterstützung wertschätzen.

Häufige Fragen

Bin ich verpflichtet, paywise zu nutzen?

Nein, absolut nicht. paywise ist eine Empfehlungvon uns, aber du kannst auch:

Selbst weiter versuchen, die Zahlung zu erhalten
Einen Anwalt einschalten
Ein anderes Inkasso-Unternehmen beauftragen
Auf die Forderung verzichten

Die Entscheidung liegt ganz bei dir.

Was passiert, wenn ich gar nichts tue?

Wenn du weder selbst Kontakt aufnimmst noch einen Dienstleister beauftragst, bleibt die Forderung einfach offen.

Das bedeutet:

Du erhältst das Geld nicht
Die Umsatzprovision (5%) wurde trotzdem berechnet
Die Buchung bleibt in deinem System als "unbezahlt" markiert

Du kannst jederzeit später noch aktiv werden – es gibt keine Frist von unserer Seite.

Kann Energy Healing Flow die Forderung für mich eintreiben?

Nein, das können und dürfen wir nicht. Energy Healing Flow ist eine Plattform, die dir technische und organisatorische Dienstleistungen bereitstellt – aber wir sind kein Inkasso-Unternehmen.

Die Forderung ist zwischen dir und deinem Klienten. Wir können dir nur die Tools und Empfehlungen geben, aber das Eintreiben der Forderung liegt in deiner Verantwortung.

Wie lange dauert es, bis paywise meine Forderung eingetrieben hat?

Das hängt von vielen Faktoren ab – z.B. wie schnell dein Klient reagiert, ob er zahlungsbereit ist, etc.

In einfachen Fällen kann es wenige Wochen dauern. In komplexeren Fällen (z.B. wenn rechtliche Schritte nötig sind) kann es mehrere Monate dauern.

paywise wird dich regelmäßig über den Status informieren.

Was ist, wenn mein Klient nach Wochen doch noch zahlt – über Energy Healing Flow?

Wenn dein Klient die Zahlung doch noch leistet, nachdem du bereits paywise beauftragt hast, gilt Folgendes:

Wichtig zu verstehen: Die Rechnung enthält keine Bankverbindung für Direktüberweisungen an dich. Alle Zahlungen laufen ausschließlich über den Zahlungslink in der Rechnung, der zu Energy Healing Flow (im Hintergrund Mollie) führt.

Wenn dein Klient über den offiziellen Link zahlt:

Das Geld geht über Energy Healing Flow ein und wird dir ausgezahlt
Du MUSST paywise sofort informieren, dass die Forderung beglichen wurde
paywise wird das Verfahren einstellen
ABER: paywise hat bereits Arbeit investiert und wird die Inkassogebühren trotzdem von deinem Klienten einfordern
Du erhältst von paywise nichts mehr (da du dein Geld bereits über EHF erhalten hast)
Dein Klient muss jedoch die Inkassogebühren an paywise zahlen – zusätzlich zu der Zahlung, die er an dich geleistet hat

Das bedeutet konkret:
Wenn dein Klient z.B. 100 € für die Session über EHF zahlt UND paywise bereits aktiv geworden ist, dann:

Du erhältst 100 € (abzüglich EHF-Provision und Mollie-Gebühren)
paywise fordert trotzdem die Inkassogebühren von deinem Klienten (diese gehen nicht an dich)

Deshalb ist es so wichtig, dass dein Klient SOFORT zahlt! Je länger er wartet, desto mehr Inkassogebühren fallen für ihn an.

Wie kann ich verhindern, dass dieser Klient erneut bei mir bucht?

Wenn du nicht möchtest, dass dieser Klient erneut bei dir bucht, kannst du:

Ihn in deinem Dashboard blockieren (falls diese Funktion verfügbar ist)
Oder ihm persönlich mitteilen, dass eine weitere Zusammenarbeit erst nach Begleichung der offenen Rechnung möglich ist

Energy Healing Flow kann leider nicht automatisch verhindern, dass jemand erneut bucht – außer du blockierst den Klienten manuell.

Kann ich die Umsatzprovision zurückerstattet bekommen, wenn das Geld nicht eingetrieben werden kann?

Leider nein. Die Umsatzprovision bezieht sich auf die erbrachte Leistung (die Session hat stattgefunden) und die von Energy Healing Flow bereitgestellten Dienstleistungen (Buchung, Video, Rechnung, Mahnungen, etc.).

Diese Leistungen wurden alle erbracht – unabhängig vom Zahlungseingang.

Wir verstehen, dass das frustrierend ist. Deshalb empfehlen wir dir nochmals: Nutze künftig die Option "Zahlung VOR der Session" – so hast du 100% Sicherheit.

Zusammenfassung: Dein Aktionsplan

Wenn du eine E-Mail zu einer offenen Zahlung erhalten hast, gehe so vor:

Ruhe bewahren – Es gibt Lösungen!
Persönlich Kontakt aufnehmen – Telefoniere mit deinem Klienten (erste Wahl!) oder schreibe eine persönliche Nachricht
Lösungsorientiert bleiben – Biete Ratenzahlung, Zahlungsaufschub oder alternative Zahlungsmethoden an
Falls kein Erfolg: paywise nutzen
- Account bei paywise.de erstellen
- Rechnung aus Energy Healing Flow herunterladen
- Forderung bei paywise anlegen
- paywise übernimmt die weitere Abwicklung
Für die Zukunft lernen – Stelle deine Leistungen auf "Zahlung VOR der Session" um
Loslassen – Wenn alles getan ist, konzentriere dich wieder auf das Wesentliche: deine Arbeit

Du bist nicht allein mit dieser Situation!
Zahlungsausfälle passieren leider – auch in der spirituellen Arbeit. Das Wichtigste ist, dass du weißt: Du hast alle rechtlichen und praktischen Werkzeuge an der Hand, um damit umzugehen.

Hast du noch Fragen zu diesem Thema?
Unser Support-Team ist jederzeit für dich da. Schreib uns einfach eine Nachricht im Portal oder per E-Mail an support@energy-healing-flow.de

Wir wünschen dir alles Gute und hoffen, dass sich die Situation schnell klärt!