4. Verfügbarkeiten hinterlegen

Video: Verfügbarkeitseinstellungen – Global und für Einzelsessions

In diesem Video zeigen wir dir, wie du deine Verfügbarkeit einstellst – sowohl global für alle Sessions als auch spezifisch für einzelne Leistungen. So bestimmst du genau, wann deine KlientInnen dich buchen können.

Videolänge: ca. 4:45 Minuten
Themen: Vorlaufzeiten, Pufferzeiten, wöchentliche Verfügbarkeiten, Abwesenheiten, spezifische Verfügbarkeit für Einzelsessions

Das lernst du in diesem Video

1. Verfügbarkeitseinstellungen öffnen (0:00 - 0:10)

Logge dich im Portal ein
Klicke links im Menü auf "Verfügbarkeit"

2. Vorlaufzeiten einstellen (0:11 - 0:34)

Was sind Vorlaufzeiten?
Vorlaufzeiten legen fest, wie weit im Voraus KlientInnen buchen können.

Mindestvorlaufzeit:

Die Zeit zwischen dem Buchungszeitpunkt und der frühestmöglichen Session
Beispiel: 12 Stunden Mindestvorlaufzeit → KlientIn kann dich frühestens in 12 Stunden buchen
Vorteil: Du verhinderst überraschende Buchungen (z.B. in 1 Stunde)

Maximalvorlaufzeit:

Die maximale Anzahl an Tagen, die im Voraus gebucht werden kann
Beispiel: 90 Tage → KlientInnen können maximal 3 Monate im Voraus buchen
Vorteil: Du behältst die Kontrolle über deine langfristige Planung

3. Pufferzeiten verstehen (0:34 - 1:04)

Was sind Pufferzeiten?
Pufferzeiten legen fest, wie viel Zeit du für die Vorbereitung oder Nachbereitung einer Sitzung benötigst.

Wichtiger Hinweis im Video:
Wenn dein Arbeitstag zum Beispiel um 9 Uhr beginnt, geht das System davon aus, dass du auch vor deiner ersten Buchung eine Pufferzeit benötigst.

Beispiel:

Pufferzeit: 15 Minuten
Arbeitsbeginn: 9:00 Uhr
Erste buchbare Zeit: 9:15 Uhr (weil 15 Min. Puffer davor)

Lösung:
Wenn du KEINE Pufferzeit vor der ersten Buchung möchtest, setze deinen Start einfach früher an.

Beispiel:

Du möchtest ab 9:00 Uhr buchbar sein
Pufferzeit: 15 Minuten
Setze deinen Start auf 8:45 Uhr
Dann ist die erste buchbare Zeit: 9:00 Uhr

4. Wöchentliche Verfügbarkeiten festlegen (1:05 - 1:25)

Im Video-Beispiel:

Montag: 8:00 - 11:00 Uhr
Dienstag: 7:45 Uhr (Start früher wegen Pufferzeit, damit ab 8:00 Uhr buchbar)
Mittwoch:Zwei Zeitfenster
- 9:00 - 11:00 Uhr
- 14:00 - 16:00 Uhr
Donnerstag bis Sonntag: Nicht verfügbar

Mehrere Zeitfenster pro Tag möglich!
Du kannst für jeden Tag mehrere Verfügbarkeiten anlegen (z.B. vormittags und nachmittags).

5. Abwesenheiten hinzufügen (1:25 - 2:34)

Wofür sind Abwesenheiten?
Für Termine, Urlaub oder sonstige Zeiten, in denen du nicht verfügbar bist.

Abwesenheit hinzufügen:
Klicke auf "Abwesenheit hinzufügen"

Drei Möglichkeiten:

Option 1: Zeitfenster innerhalb eines Tages

Beispiel: Montag, 19. Januar, 8:00 - 9:00 Uhr
Nur diese Stunde ist blockiert, der Rest des Tages bleibt verfügbar

Option 2: Zeitraum über mehrere Tage

Beispiel: 26. - 28. Januar (Urlaub)
Alle Tage in diesem Zeitraum sind komplett blockiert

Option 3: Direkt im Kalender klicken

Klicke einfach im Kalender auf den gewünschten Zeitraum
Markiere den Zeitraum
Abwesenheit wird automatisch hinzugefügt

Wichtig: Speichern nicht vergessen!
Nach allen Einstellungen auf "Speichern" klicken.

6. Verfügbarkeit im Profil prüfen (2:37 - 3:16)

Im Video-Beispiel: Einzelsession "Geistige Wirbelsäulen-Aufrichtung"

Was siehst du auf der Detailseite?

Tage mit Abwesenheit: Keine Buchung möglich
19. Januar: Eingeschränkte Verfügbarkeit (wegen Abwesenheit 8:00-9:00 Uhr)
Andere Montage: Alle möglichen Termine (8:00-11:00 Uhr)

Pufferzeit in der Praxis:

Session dauert 1 Stunde
Verfügbarkeit ab 8:00 Uhr
Pufferzeit: 15 Minuten
Erste buchbare Zeit: 8:15 Uhr (nicht 8:00 Uhr!)

Dienstag-Trick:

Start auf 7:45 Uhr gesetzt
Erste buchbare Zeit: 8:00 Uhr (7:45 + 15 Min. Puffer)

7. Spezifische Verfügbarkeit für Einzelsessions (3:16 - 4:41)

Wofür brauchst du das?
Wenn du bestimmte Leistungen nur zu anderen Zeiten anbieten möchtest als deine generelle Verfügbarkeit.

Video-Beispiel: Kostenloses Kennenlerngespräch

Schritt 1: Einzelsession öffnen

Gehe zu "Einzelsessions"
Wähle die gewünschte Session aus (z.B. "Kostenloses Kennenlerngespräch")

Schritt 2: Individuelle Verfügbarkeit vergeben

Scrolle in der Session nach unten
Dort findest du "Individuelle Verfügbarkeiten"
Lege eigene Zeiten fest

Beispiel im Video:

Kennenlerngespräch nur am Freitag, 8:00 - 9:00 Uhr
Andere Sessions: Montag, Dienstag, Mittwoch (wie global eingestellt)

Speichern und prüfen:

Klicke auf "Speichern"
Gehe zu deinem Profil → Einzelsessions → Kennenlerngespräch
Die Verfügbarkeit zeigt jetzt nur noch die spezifische Zeit (Freitag 8-9 Uhr)
Nicht mehr die allgemeine Verfügbarkeit (Montag, Dienstag, Mittwoch)

Wichtig:
Auch bei spezifischen Verfügbarkeiten werden deine Abwesenheiten berücksichtigt.
Wenn du im Urlaub bist, sind auch diese Sessions nicht buchbar.

Wichtige Konzepte zusammengefasst

Globale vs. Spezifische Verfügbarkeit

Art	Wo einstellen?	Gilt für
Globale Verfügbarkeit	Menü → Verfügbarkeit	Alle Einzelsessions (außer die mit spezifischer Verfügbarkeit)
Spezifische Verfügbarkeit	Einzelsessions → Session auswählen → Individuelle Verfügbarkeiten	Nur diese eine Session

Tipp:Nutze spezifische Verfügbarkeiten für besondere Leistungen wie:

Kostenlose Kennenlerngespräche
Kurze Schnupper-Sessions
Premium-Angebote, die du nur zu bestimmten Zeiten anbietest

Pufferzeit richtig nutzen

Problem: Pufferzeit gilt auch vor der ersten Buchung des Tages

Lösung: Start früher setzen

Beispiel-Rechnung:

Gewünschte erste Buchung	Pufferzeit	Start setzen auf
8:00 Uhr	15 Minuten	7:45 Uhr
9:00 Uhr	15 Minuten	8:45 Uhr
10:00 Uhr	30 Minuten	9:30 Uhr

Abwesenheiten werden überall berücksichtigt

Wenn du eine Abwesenheit einträgst:

Gilt für alle Einzelsessions (global und spezifisch)
Keine Session ist in dieser Zeit buchbar
Urlaub → komplett blockiert
Einzelner Termin → nur diese Zeit blockiert

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Klassische Arbeitszeiten

Situation: Du möchtest Mo-Fr von 9-17 Uhr arbeiten, mit 1 Stunde Mittagspause

Einstellung:

Montag bis Freitag: Zwei Zeitfenster
- 9:00 - 12:00 Uhr
- 13:00 - 17:00 Uhr
Pufferzeit: 15 Minuten
Start: 8:45 Uhr (damit erste Buchung ab 9:00 Uhr möglich)

Beispiel 2: Kennenlerngespräche nur freitags

Situation: Normale Sessions Mo-Do, Kennenlerngespräche nur Fr vormittags

Einstellung:

Globale Verfügbarkeit: Montag - Donnerstag, 9:00 - 17:00 Uhr
Spezifische Verfügbarkeit für "Kennenlerngespräch": Freitag, 9:00 - 12:00 Uhr

Ergebnis:

Normale Sessions: Buchbar Mo-Do
Kennenlerngespräch: Nur buchbar Fr vormittags

Beispiel 3: Urlaub vom 15.-22. August

Einstellung:

Abwesenheit hinzufügen
Zeitraum: 15.08. - 22.08.
Speichern

Ergebnis:
In dieser Zeit ist keine einzige Session buchbar – egal ob global oder spezifisch.

Tipps für optimale Verfügbarkeitseinstellungen

1. Pufferzeiten realistisch einschätzen
Überlege dir, wie viel Zeit du wirklich für Vor- und Nachbereitung brauchst:

5-10 Minuten: Kurze Notizen, aufräumen
15 Minuten: Ausführliche Dokumentation, E-Mail-Check
30 Minuten: Intensive Nachbereitung, Meditation, Energieausgleich

2. Mindestvorlaufzeit nutzen
Schütze dich vor Last-Minute-Buchungen:

12 Stunden: Guter Standard
24 Stunden: Noch entspannter
1-2 Stunden: Nur wenn du sehr flexibel bist

3. Mehrere Zeitfenster am Tag
Nutze die Möglichkeit, mehrere Zeitfenster pro Tag anzulegen (Vormittag + Nachmittag). So bleibst du flexibel.

4. Regelmäßig Abwesenheiten eintragen
Trage Urlaube und wichtige Termine frühzeitig ein, damit KlientInnen nicht enttäuscht werden.

5. Spezifische Verfügbarkeiten gezielt einsetzen
Nutze individuelle Zeiten für:

Kurze Schnupper-Angebote
Intensive Premium-Sessions (weniger Termine pro Tag)
Kostenlose Kennenlerngespräche (eigenes Zeitfenster)

6. Start-Zeiten anpassen für Pufferzeit
Denke daran: Wenn du ab 9:00 Uhr buchbar sein willst und 15 Min. Puffer hast, setze den Start auf 8:45 Uhr.

Häufige Fragen

Kann ich verschiedene Pufferzeiten für verschiedene Sessions haben?

Nein, die Pufferzeit gilt global für alle Sessions. Überlege dir eine Pufferzeit, die für die meisten Sessions passt.

Was passiert, wenn ich eine Abwesenheit lösche?

Die Termine werden sofort wieder verfügbar und können gebucht werden.

Kann ich nachträglich Verfügbarkeiten ändern?

Ja, du kannst jederzeit Verfügbarkeiten anpassen. Aber Vorsicht: Wenn bereits Buchungen existieren, bleiben diese bestehen – auch wenn du die Verfügbarkeit danach änderst.

Was ist besser: Globale oder spezifische Verfügbarkeit?

Für die meisten Sessions: Globale Verfügbarkeit (einfacher zu verwalten)
Für besondere Angebote: Spezifische Verfügbarkeit (mehr Kontrolle)

Sehen KlientInnen meine Pufferzeiten?

Nein, KlientInnen sehen nur die buchbaren Zeiten. Die Pufferzeit ist für sie unsichtbar.

Zusammenfassung: Deine Checkliste

✅ Schritt 1: Gehe zu Verfügbarkeit im Portal
✅ Schritt 2: Stelle Vorlaufzeiten ein (Mindest- und Maximal)
✅ Schritt 3: Lege Pufferzeiten fest
✅ Schritt 4: Trage wöchentliche Verfügbarkeiten ein
✅ Schritt 5: Füge Abwesenheiten hinzu (Urlaub, Termine)
✅ Schritt 6: Speichern!
✅ Schritt 7: Prüfe dein Profil, ob alles korrekt angezeigt wird
✅ Optional: Für spezielle Sessions individuelle Verfügbarkeiten vergeben

Viel Freude bei der Konfiguration!

Fragen? Unser Support hilft dir gerne: support@energy-healing-flow.de