6. Buchungsprozess

Video: Buchung durchführen und ansehen – Der komplette Ablauf

In diesem Video zeigen wir dir, wie ein Klient oder eine Klientin bei dir eine Buchung vornimmt und wie der Prozess dann für dich aussieht. Du siehst beide Seiten: die Buchungserfahrung deiner KlientInnen UND deine Verwaltungsmöglichkeiten.

Videolänge: ca. 5:40 Minuten
Themen: Buchungsprozess, Konto erstellen, Zahlungsabwicklung, Buchungsdetails, Session verschieben, Session stornieren

Teil 1: Der Buchungsprozess aus Sicht der KlientInnen

1. Profil aufrufen und Termin auswählen (0:00 - 0:22)

KlientIn navigiert zu deinem Profil
Wählt die gewünschte Einzelsession aus
Wählt einen verfügbaren Termin aus dem Kalender

2. Aufnahme-Option wählen (0:22 - 0:29)

KlientIn entscheidet: Möchte ich eine Aufnahme der Session?

Ja: Die Session wird aufgezeichnet
Nein: Keine Aufzeichnung

Wichtig: Falls "Ja" gewählt wird, wird die Aufnahme nach Fertigstellung automatisch an den Klienten/die Klientin gesendet.

Hinweis für dich als BegleiterIn: Du kannst in den Session-Einstellungen festlegen, ob Aufnahmen überhaupt möglich sind.

3. Buchung abschließen – Konto-Auswahl (0:29 - 0:38)

KlientIn klickt auf "Buchung abschließen"
System fragt: Hast du bereits ein Konto?

Zwei Optionen:

Ich habe bereits ein Konto: Login mit E-Mail und Passwort
Neues Konto erstellen: Registrierung erforderlich

4. Neues Konto erstellen (0:38 - 0:52)

KlientIn muss wählen: Als Privatperson oder als Unternehmen buchen?

Option 1: Als Privatperson

Standard-Registrierung
Keine USt-ID erforderlich
Rechnung mit MwSt. (oder ohne bei Kleinunternehmer)

Option 2: Als Unternehmen

Geschäftliche Buchung
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) muss angegeben werden
Rechnung auf Firmennamen

Im Video: Buchung als Privatperson

5. Registrierungsdaten eingeben (0:52 - 1:31)

Unterstützte Länder:
Aktuell werden KlientInnen aus folgenden drei Ländern empfangen:

Deutschland
Österreich
Schweiz

Pflichtfelder (erkennbar am roten Sternchen):

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Passwort
Straße und Hausnummer
Postleitzahl
Stadt
Land

Optional:

Telefonnummer

6. E-Mail-Bestätigung (1:31 - 1:55)

KlientIn klickt auf "Registrieren"
System sendet E-Mail mit Bestätigungslink
KlientIn öffnet E-Mail und klickt auf den Link
Nachricht: "Account erfolgreich aktiviert"
KlientIn loggt sich erstmalig ein
Buchungsprozess wird fortgesetzt

Hinweis: Ohne E-Mail-Bestätigung kann die Buchung nicht abgeschlossen werden.

7. Zahlungsabwicklung (1:55 - 2:10)

Zahlungsart auswählen:
KlientIn sieht alle aktivierten Zahlungsmethoden.

Im Video-Beispiel: Nur Klarna aktiviert
Normalerweise: Alle deine aktivierten Zahlungsarten werden angezeigt (SEPA, Kreditkarte, PayPal, Klarna, etc.)

KlientIn wählt gewünschte Zahlungsart aus.

8. Buchungsübersicht (2:10 - 2:38)

KlientIn sieht nochmals alle Details:

Kosten: Bruttopreis der Session
Mehrwertsteuer: MwSt.-Betrag (falls zutreffend)
Rechnungsadresse: Eingegebene Adresse
Zahlungsart: Gewählte Zahlungsmethode

Rechtliche Informationen:

Datenschutzerklärung (Link zum Ansehen)
Allgemeine Nutzungsbedingungen (Link zum Ansehen)
Leistungsvertrag: Der Vertrag zwischen dir und der KlientIn (Link zum Ansehen)

Wichtig: KlientIn kann sich den Leistungsvertrag ansehen, bevor die Buchung abgeschlossen wird.

9. Zahlung durchführen (2:38 - 2:54)

KlientIn bestätigt alle Informationen
Klickt auf "Zahlungspflichtig bestellen"
Wird zur Zahlung bei Mollie weitergeleitet
Führt Zahlung durch (je nach gewählter Zahlungsart)

10. Buchung abgeschlossen oder Fehler (2:54 - 3:03)

Erfolgreiche Zahlung:

KlientIn wird zurück zur Plattform geleitet
Erhält Bestätigungsnachricht
Buchung ist abgeschlossen

Zahlung nicht erfolgreich:

KlientIn kommt zurück zur Zahlungsmethoden-Auswahl
Kann eine andere Zahlungsart auswählen
Versucht es erneut

Teil 2: Die Buchung aus deiner Sicht als BegleiterIn

11. E-Mail-Benachrichtigung (3:03 - 3:17)

Sobald die Buchung abgeschlossen ist:

Sowohl der Klient als auch du erhalten eine E-Mail mit den Details
Die E-Mail enthält:
- Buchungsdetails (Datum, Uhrzeit, Leistung)
- KlientInnen-Daten
- Link zum Buchungsbereich (für dich)

12. Buchung im Portal ansehen (3:17 - 3:35)

Klicke auf den Link in der E-Mail
Oder gehe im Portal zu "Buchungen"
Die neue Buchung ist bereits eingegangen
Klicke auf die Buchungsnummer, um die Details zu sehen

13. Buchungsdetails (3:35 - 3:41)

Auf der Buchungsdetail-Seite siehst du:

Was genau gebucht wurde: Name der Leistung
Art der Leistung: Einzelsession, Kurs, etc.
Preisgestaltung: Preis, MwSt., Gesamtbetrag
Wer der Kunde ist: Name, E-Mail
Kundentyp: Privatkunde oder Geschäftskunde
Rechnungsadresse: Vollständige Adresse

14. Sitzungsdetails (3:41 - 4:03)

Mit Klick auf den Button kommst du zu den Details der Sitzung selbst:

Welche Einzelsitzung: Name der Session
Status: z.B. "Geplant", "Durchgeführt", "Storniert"
Zahlungsstatus: "Bezahlt", "Offen", "Erstattet"
Links für den Beitritt:
- Ein Link für dich
- Ein Link für den Klienten/die Klientin

Wichtig: Mit diesen Links gelangt ihr jeweils ohne weiteren Login ins Meeting!

15. Optionen oben (4:03 - 4:11)

Oben hast du verschiedene Optionen:

Online-Meeting beitreten: Sobald es soweit ist
Session verschieben: Neuen Termin festlegen
Session stornieren: Buchung aufheben

16. Session verschieben (4:11 - 4:43)

Wann brauchst du das?

Klient hat in einem Zeitfenster gebucht, in dem du doch nicht verfügbar bist
Kurzfristig kommt etwas dazwischen
Klient möchte verschieben

So funktioniert's:

Klicke auf "Session verschieben"
Wähle neues Datum aus
Wähle neue Zeit aus
Klicke auf "Session verschieben"
System informiert automatisch dich und den Klienten über den neuen Termin per E-Mail

Tipp: Die Verschiebung ist kostenlos für beide Seiten.

17. Session stornieren (4:43 - 5:31)

⚠️ Wichtig zu wissen:

Stornierungsgebühren bei Mollie:

Bei einer Stornierung fallen beim Zahlungsdienstleister Mollie Stornierungsgebühren an
Diese werden dir im System angezeigt
Die Gebühren werden später von Mollie abgerechnet

Zusätzliche Optionen:

Zeit freigeben: Der Termin wird wieder für andere KlientInnen buchbar
Zeit blockiert lassen: Falls du an diesem Termin ohnehin nicht verfügbar bist

Was passiert mit der Zahlung?

Wenn der Klient bereits bezahlt hat: Geld wird zurückerstattet
Erstattung erfolgt automatisch über Mollie

Stornierungsrichtlinien:
Falls die Session innerhalb des Stornierungszeitraumsstorniert wird (z.B. weniger als 24 Stunden vor Session, je nach deinen Einstellungen):

System bietet weitere Optionen
Du kannst angeben: Stornogebühr berechnen oder nicht?
System richtet sich nach deiner Entscheidung

Beispiel:

Du hast Stornierungsrichtlinie: 50% Gebühr bei Storno innerhalb 24h
Klient storniert 12h vor Session
Du kannst entscheiden: Gebühr trotzdem berechnen oder kulant sein und verzichten

Wichtige Hinweise

Aufnahme-Funktion

Automatischer Versand:
Wenn KlientIn "Aufnahme" wählt, wird die Aufnahme nach Fertigstellung automatisch per E-Mail versendet. Du musst nichts weiter tun.

Deine Kontrolle:
Du kannst in den Session-Einstellungen festlegen, ob Aufnahmen überhaupt möglich sind.

E-Mail-Bestätigung erforderlich

Neue KlientInnen müssen ihre E-Mail-Adresse bestätigen, bevor die Buchung abgeschlossen werden kann. Ohne Bestätigung bleibt die Buchung unvollständig.

Leistungsvertrag einsehbar

KlientInnen können sich den Leistungsvertrag ansehen, bevor sie buchen. Der Vertrag ist rechtssicher und anwaltlich geprüft. Er wird automatisch zwischen dir und der KlientIn abgeschlossen.

Meeting-Links ohne Login

Die Meeting-Links in den Sitzungsdetails funktionieren ohne weiteren Login. Sowohl du als auch die KlientIn könnt einfach auf den jeweiligen Link klicken und seid sofort im Meeting.

Stornierungsgebühren von Mollie

Bei Stornierungen fallen Gebühren bei Mollie an. Diese sind nicht vermeidbar und werden dir später in Rechnung gestellt. Überlege daher gut, ob eine Stornierung wirklich nötig ist – oft ist Verschieben die bessere Option.

Verschieben vs. Stornieren

Verschieben: Kostenlos, Buchung bleibt bestehen, neuer Termin
Stornieren: Gebühren fallen an, Buchung wird aufgehoben, Geld wird zurückerstattet

Empfehlung: Wenn möglich, verschiebe die Session statt zu stornieren.

Häufige Fragen

Kann ich als BegleiterIn auch selbst eine Buchung für KlientInnen vornehmen?

Nein, aktuell müssen KlientInnen die Buchung selbst durchführen. Du kannst aber einen direkten Link zu deiner Session schicken, um den Prozess zu vereinfachen.

Was passiert, wenn KlientIn die E-Mail-Bestätigung nicht findet?

KlientIn sollte:

Spam-Ordner prüfen
10-15 Minuten warten (E-Mail kann verzögert ankommen)
Falls keine E-Mail: Registrierung wiederholen oder Support kontaktieren

Können KlientInnen aus anderen Ländern (außer D/A/CH) buchen?

Aktuell werden nur KlientInnen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz unterstützt. Dies kann sich in Zukunft ändern.

Was ist der Unterschied zwischen Privatperson und Unternehmen?

Privatperson:

Rechnung auf Privat-Namen
Keine USt-ID erforderlich
Standard-Rechnung

Unternehmen:

Rechnung auf Firmen-Namen
USt-ID muss angegeben werden
Geschäftsrechnung

Wie lange habe ich Zeit, eine Zahlung durchzuführen?

Nachdem KlientIn "Zahlungspflichtig bestellen" geklickt hat, bleibt die Buchung zunächst offen. Bei Nicht-Zahlung wird die Buchung nach einiger Zeit automatisch storniert (je nach Zahlungsart unterschiedlich).

Kann ich die Stornogebühr individuell anpassen?

Ja, wenn die Stornierung innerhalb deines Stornierungszeitraums erfolgt, kannst du entscheiden, ob du die Stornogebühr berechnest oder kulant verzichtest.

Sehe ich sofort, wenn jemand gebucht hat?

Ja! Du erhältst sofort eine E-Mail und die Buchung erscheint in deinem Portal.

Was bedeutet "Zeit freigeben" vs. "Zeit blockiert lassen"?

Zeit freigeben: Der Termin wird wieder für andere KlientInnen buchbar
Zeit blockiert lassen: Der Termin bleibt gesperrt (z.B. wenn du ohnehin nicht verfügbar bist)

Dies ist eine Option bei Stornierung.

Kann ich eine Session verschieben, ohne den Klienten zu fragen?

Technisch ja, aber es ist sehr empfehlenswert, vorher mit dem Klienten/der Klientin zu kommunizieren (Telefon, E-Mail, WhatsApp). Einseitige Verschiebungen können KlientInnen verärgern.

Zusammenfassung: Der Buchungsablauf

Aus Sicht der KlientInnen:

Profil aufrufen → Session auswählen
Termin wählen → Aufnahme ja/nein
Konto erstellen (Privatperson oder Unternehmen) oder einloggen
E-Mail bestätigen
Zahlungsart wählen
Buchungsübersicht prüfen → Leistungsvertrag ansehen
Zahlungspflichtig bestellen → Bei Mollie bezahlen
Buchung abgeschlossen → Bestätigungs-E-Mail

Aus deiner Sicht als BegleiterIn:

E-Mail-Benachrichtigung erhalten
Portal → Buchungen → Details ansehen
Buchungsdetails und Sitzungsdetails prüfen
Meeting-Links nutzen (ohne Login)
Optional: Session verschieben (kostenlos)
Optional: Session stornieren (Gebühren!)

Der gesamte Prozess ist automatisiert, rechtssicher und KlientInnen-freundlich!

Viel Freude und Erfolg mit vielen Buchungen und Einzelsessions! ?

Fragen? Unser Support hilft dir gerne: support@energy-healing-flow.de